Саратовский экономический форум и другие события: как организатору не попасть впросак

Первый саратовский бизнес-форум , прошедший с привлечением федеральных и иностранных партнеров, оставил двоякое впечатление. Участники и гости могли увидеть и сильные, и слабые стороны мероприятия. Поскольку форум предложено сделать ежегодным , организаторам есть смысл присмотреться к опыту других регионов. Своим видением проведения подобных масштабных мероприятий с "БВ" поделился эксперт из Санкт-Петербурга – управляющий партнер и генеральный продюсер конференции Digitale Денис Столбов .

Три организационных кита

Идея форума должна быть доведена до участников и гостей в максимально простой и понятной форме.

— В первую очередь должна быть налажена качественная коммуникация с посетителями. Вся информация, которая передается человеку через сайты, социальные сети должна быть оформлена просто и понятно. И подкреплена хорошим дизайном, — пояснил Денис Столбов.

Второй кит — программа. На этой составляющей, как отметил собеседник "БВ", оступаются многие организаторы.

— Нередко приглашают экспертов не самого высокого уровня. Это знакомые самих организаторов, и обязательно – чиновники, которые делают это ради галочки. Что в итоге получит посетитель и что он будет дальше с этой информацией делать – непонятно, — замечает он.

Наконец, третий кит – это организация. Все мероприятие должно быть тщательно спланировано, начиная с выхода гостей форума из транспорта и заканчивая чашкой кофе во время перерыва между сессиями.

Выбор спикера

Еще одна ошибка многих форумов — однородность программы.

— Мир многогранен и нет единственной точки зрения — делайте так и все будет правильно. Люди, которые говорят только об успешном опыте, часто оказываются неправы. Потому что рецепт одного успешного предпринимателя абсолютно не подходит другому предпринимателю, — поясняет генеральный продюсер Digitale .

Ключ к успеху — спикеры, представляющие разные точки зрения, люди из разных сфер деятельности.

— При организации Digitale мы специально расширили нашу аудиторию и сделали 4 потока — это маркетинг, менеджмент, предпринимательство и личная эффективность. Если к нам приходит предприниматель, его интересуют не только советы по управлению бизнесом, но и личная эффективность, и новые тренды в маркетинге, дополнительно он хочет развиваться как менеджер. А потому наш посетитель формирует для себя программу самостоятельно, — объясняет Денис Столбов.

Время — деньги

Свою роль в успехе форума играет и тайминг. Как отмечает собеседник "БВ", перерывы между сессиями должны быть достаточно велики, чтобы выступавшие спикеры успели пообщаться с аудиторией и ответить на вопросы в неформальной обстановке. Еще одно организационное правило — у форума не должно быть закрытых зон, куда гостям пройти нельзя. Задать вопрос спикеру, при желании обменяться с ним контактами должен иметь возможность любой посетитель.

В случае с Digitale перерывы занимают полтора часа, при этом самые яркие и интересные выступления сдвинуты на вторую половину сессии.

Несколько слов о навигации

Гости Саратовского экономического форума оценили не только тематику сессий, но и крайнюю запутанность коридоров Поволжского института управления РАНХиГС, в котором он проходил. Между тем, успех мероприятия во многом зависит и от выбора помещения.

— Все залы должны располагаться в 10-20-метровой доступности друг от друга, чтобы человек легко мог переместиться, не тратя времени, — объясняет Денис Столбов. — Мы не рассматриваем площадки, которые находятся в разных зданиях, потому что это усложняет коммуникацию. Если организатору очень просто запомнить, что у него два зала в разных зданиях, потому что он "варится" в этом полгода, то участнику мероприятия это абсолютно неизвестно.

К сожалению, далеко не все организаторы форумов смотрят на событие глазами посетителей.

О целях, средствах и сроках

Делать форум межрегиональным или представлять на нем преимущества одного участника, как это было в Саратове, вытекает из поставленных задач.

— Если мероприятие создается для того, чтобы показать возможности региона и наладить коммуникацию с поставщиками и подрядчиками, то это нормальная практика. Но тогда нужно показывать эти возможности масштабно. Если вы выставите лишь два-три предложения, то мероприятие будет неэффективным, — считает эксперт.

Срок подготовки и планирования форума, по опыту Дениса Столбова, составляет порядка 6 месяцев. За это время возможно и набрать опытную команду, и составить программу. Кадровый вопрос в данном случае ключевой. Основная фаза подготовки наступает за 3 месяца до начала форума.

— У нас огромная проблема с долгосрочным планированием. У спикеров она тоже есть, у них очень узкий горизонт планирования своего графика, люди даже за месяц не могут ответить, что они будут делать, — замечает специалист.

Как приходит земная слава

Завоевать популярность даже удачно прошедшему форуму удается не сразу. Нужно не меньше 3-4 грамотно спланированных мероприятий, чтобы название форума стало узнаваемым.

— Мы стали чувствовать изменения лишь на седьмой конференции, — рассказал Денис Столбов. — Именно тогда мы значительно улучшили свою репутацию, потому что улучшили продукт, к нам стали подтягиваться интересные компании и появились сильные спикеры. Имя на нас стало работать только сейчас. Чтобы мероприятие выстрелило, нужно минимум года три-четыре. За меньший срок выстроить отношения с подрядчиками, потенциальными спонсорами и аудиторией вряд ли получится.

Советы Саратову

Что же касается Саратовского экономического форума, который решено сделать ежегодным, то здесь эксперт рекомендует его организаторам определиться до конца с целями мероприятия и найти для его проведения опытных специалистов.

— Все дело в менеджменте. Если мероприятие проводится не для галочки, а выполняет реальные задачи, тогда нужно подбирать правильную команду и опытных людей. Потому что название "Саратовский экономический форум" — это очень серьезно, оно ко многому обязывает, — считает Денис Столбов.

Справка " БВ". Digitale – конференция по маркетингу, организуемая маркетинговым агентством Serenity . Проходит в Петербурге последние 5 лет. Новое мероприятие, назначенное на 12-13 апреля этого года, будет юбилейным – десятым, по счету. Девиз новой конференции — "Мастерство". В течение двух дней на ней выступят 40 спикеров, лучших в своей сфере деятельности. Конференция проходит параллельно в 4 потока – маркетинг, менеджмент, предпринимательство и личная эффективность. На форуме выступят публицист Александр Невзоров , футболист Александр Кержаков , гуру маркетинга Игорь Манн , бизнесмен Дмитрий Потапенко , директор по развитию AliExpress Марк Завадский , владелец "Сноб Медиа" Марина Геворкян и другие. Подробнее о конференции можно узнать на ее официальном сайте http://digitaleconf.ru